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RAPPORT D’AUDIT INTERNE No 2 DU CETIC

RAPPORT D’AUDIT INTERNE No 2 DU CETIC

RAPPORT D’AUDIT INTERNE No 2 DU CENTRE D’EXCELLENCE EN TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (CETIC)

DE L’UNIVERSITE DE YAOUNDE I

  

Audit réalisé les 04 et 05 Novembre 2015 à la demande de M. Julius E. OBEN, auditeur interne du Projet CETIC mandaté à cette fin par le Recteur de l’Université de Yaoundé I

  

Rapport établi le 11 Novembre 2015, et remis au Recteur de l’Université de Yaoundé I

 

1- Périmètre audité

Ce second audit intervient après celui du 06 mai 2015 et le rapport du premier audit a été soumis à la très haute attention de monsieur le Recteur de l’Université de Yaoundé 1 le 11 mai 2015.

Les travaux se sont déroulés à la salle de conférence de l’École Nationale Supérieure Polytechnique (ENSP) de  l’Université de Yaoundé 1.

Le Projet CETIC est exécuté depuis Novembre 2013 avec des fonds issus du budget  de  l’Université de Yaoundé I. Le but principal de ce second audit est d’estimer avec exactitude les fonds de l’université déjà utilisés à ce jour par le CETIC afin d’envisager le remboursement desdits fonds.

 

2- Références des auditeurs

 

  • Pr Julius E. OBEN, Auditeur interne du CETIC ;
  • Dr Pierre EFFA ONOMO, secrétaire du Conseil Scientifique et Pédagogique du CRFD/STG.
  • Pr Philippe NOUCK NJANDJOCK, membre du Conseil Scientifique et Pédagogique du CRFD/STG.

 

3-  Plan d’audit

Cet audit interne porte sur deux aspects :

  • Audit financier ;
  • Audit académique.

 

 

4- Personnes rencontrées durant l’audit

 

  • Mme Diane TCHAMI, Comptable CETIC ;
  • Mme Marie ANABA, Responsable de la scolarité.
  • Mme Grâce A. ASSEMBE, Assistante Coordonnateur du Projet CETIC ;

 

5- Documents demandés pendant l’audit

5.1 Sur le plan financier

  • Les dépenses effectuées depuis novembre 2013 et les éléments justificatifs y afférents

5.2 Sur le plan académique

–  documents académiques manquant relevés lors du premier audit

6- Les documents réceptionnés par les auditeurs

6.1 Sur le plan financier

Les documents reçus sont divisés en trois groupes :

  • Dépenses engagées sur le budget de l’ENSP, du projet ERMIT, INRIA et autres.
  • Dépenses engagées sur fonds propre des membres du Projet.
  • Génération des ressources propres.

 

  • Dépenses engagées sur le budget de l’ENSP, du projet HERMIT, INRIA et autres.

 

  • Participation à la cérémonie de lancement des Centres d’Excellence Africain

 à ABUJA du 17 au 23 Mai 2014 

 

  • Correspondance N°1164/ENSP/D/at du 08 Juillet 2014 (Monsieur le DIRECTEUR DE L’ENSP à Monsieur le RECEUR de l’UNIVERSITE DE YAOUNDE I) ;
  • Facture N° 748/BAG-14 du 14 MAI 2014 DE B-A-G-TRAVEL AGENCY SARL (AWONO ONANA, ABEGA Clément Roger, BILONG Paul, NTONYE Emmanuel, KOFANE Timoléon) ;
  • 5 plans de vol (AWONO ONANA, ABEGA Clement Roger, BILONG Paul, NTONYE Emmanuel, KOFANE Timoléon);
  • Participation de Dimitrios NOUKAKIS- Invitation au Lancement officiel des Centres d’Excellence des Universités Africaines à ABUJA du 20 au 22/05/2014 ;
  • Facture N°1901/641561 de CEDE-Center for Digital Education /Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne du 11 Juin 2014-DN/sg, à l’Ecole Nationale Supérieure Polytechnique de Yaoundé I-Monsieur le Directeur Charles AWONO ONANA

 

  • Séminaire sur le réseau des capteurs du 16 au 17 Juin 2014 

 

  • Ordre de mission, KAMDEM Jean-Chargé de cours à l’ENSP- Indice 1240 ;
  • Mission de prospection des Entreprises pour la formation sur les réseaux de capteurs (Prof. KAMDEM Jean) ;
  • Ordre de mission, TALLA André-Chargé de cours à l’ENSP- Indice 1050 ;
  • Mission de prospection des Entreprises pour la formation sur les réseaux de capteurs (Dr. TALLA André) ;
  • Liste des participants ;
  • Achat d’un bouquet de fleur naturelle. Facture N° 0001240 du 16/06/2014 ;
  • Achat de jus fresco, facture N° 28500000451J du 14/06/2014socsuba grand magasin des boissons ;
  • Achat de verre jetable, ETS BIEN ETRE COMMERCE GENERAL, Facture N° 0000665 ;
  • Achat de jus SABC et filtre à café, DOVV DISTRIBUTION SARL ;
  • HENRI&FRERE, Bordereau N° 13050 du 14/06/2014 ;
  • NIKA-CENTER, Facture N° 2127 du 14/06/2014 ;
  • BUOLANGERIE-PÄTISSERIE ELYSEE ONE S.A.R.L, Facture N) 0002145 du 16/06/2014 ;
  • SIDIFILS Facture N° 0019806 du 14/06/2014 ;
  • HENRI & FRERE, Bordereau N° 25567 du 14/06/2014 ;
  • ETS FLYSMAE, buffet ;
  • ETS FLYSMAE, location de couverts ;
  • ETS K.M.S ;
  • HENRI & FRERE, Bordereau N°13053 du 14/06/2014
  • LA GRANDE PLOMBERIE, COMMERCE GENERAL, Facture N° FA00936 du 14/06/14 ;
  • LA GRANDE PLOMBERIE, COMMERCE GENERAL, Facture N° FA00933 du 14/06/14 ;
  • LIPAMAVE SARL, Paquet d’enveloppe A6 long, Facture N° 0023127 du /06/2014 ;
  • LIPAMAVE SARL, Facture N°0023127 A du /06/2014 ;

–     LIPAMAVE SARL, Facture N°0023127  B du /06/2014 ;

–     T.J. DECOR, Facture N° 000237 du 16 Juin 2014 ;

–     ART PRINCE DECOR, 02 Banderoles, Facture N° 2001/14 du 17/06/2014 ;

–     Etat d’émargement relatif au Séminaire sur le réseau des capteurs.

 

  • Présentation de la convention CETIC en France et aux Pays Bas du 25 Août au 12 Septembre 2014 
  • Ordre de mission N° 14-0418 UYI/VREPDTIC/DAC/DEPE/SSPE, du 18 Août 2014
  • Mission de présentation de la Convention CETIC en France et aux Pays Bas (Prof. AWONO ONANA)

 

  • Séminaire Nationale de Validation des Programmes du 02 au 03 Juillet 2014 

 

Impression et reliure des programmes (info et meca)

  • Achat des blocs notes et nécessaires Facture N° 2014/30 ;
  • Achat paquet fleurs naturelles Facture N° 10312 DU 02 Juillet 2015;
  • Envoi des programmes à Dschang ;
  • Envoi des programmes à Maroua ;
  • Envoi des programmes à N’Gaoundéré ;
  • Envoi des programmes à Bamenda ;
  • Envoi des programmes à Douala ;
  • Repas et boisson pour les participants au séminaire ;
  • Pause- café complet ;
  • Impression couleur et reliure des documents ;
  • Impression couleur et reliure des documents ;
  • Numérisation de documents ;
  • Listes des participants du 02/07/2014 ;
  • Liste des participants du Pôle Modélisation Mathématique du 02 et 03/07/2014 ;
  • Liste des participants du Pôle Informatique et Télécommunication du 02 et 03/07/2014 ;
  • Liste des participants du Pôle Mécatronique du 03/07/2014.

 

  • Séminaire Pl@ntnet (Formation aux nouvelles technologies en biodiversité et en santé) du 03 au 11 Septembre 2014 

 

  • Impression sur papier carton (Certificats de Participation) ;
  • Reçu de versement de 300 000, du Dr. SAGNIA Bertrand du laboratoire d’Immunologie au Centre International Chantal BIYA (CIRCB): Montant reçu par Mme ANABA ;
  • Fiche de présence.

 

  • Séminaire CETIC-CIRAD Le 29 Août 2014

 

  • Liste des participants ;
  • Prospectus ;
  • Ets LE RESTO-NORMALIEN, Facture N°002131 du 29 Août 2014.

 

  • Séminaire Matlab et Compilation DU 05 AU 16 Janvier 2014 

 

  • Fiche de présence des enseignants
  • Navette aller-retour de MEUMI Hôtel-ENSP / Pr. KAMWA et Yliès à l’occasion du séminaire MATLAB et COMPILATION du 03 au 18 Janvier 2015 ;
  • Nécessaire de sécurisation box électrique (3 étage) ;
  • Nécessaire connexion internet des salles ;
  • Nécessaire pour nettoyage et entretien ;
  • Achat de tableau blanc émaillé pour écriture au feutre effaçable à sec: 120*240 cm ;
  • Facture resto-normalien;
  • Reçu carburant Nsimalen;
  • Ticket parking (nsimalen );
  • Achat de deux palettes d’eau ;
  • Hébergement Hôtel Meumi (Pr Kamwa) ;
  • Hôtel Meumi du 03 au 08 Janvier 2015 hébergement Ylies Falcone ;
  • Hôtel Meumi du 03 au 17 Janvier 2015 hébergement Ylies Falcone ;
  • Liste de présence des apprenants au Séminaire de Compilation.

 

  • Séminaire sur le Calcul Intensif 

 

  • Liste de présence du séminariste ;
  • Liste de présence des participants ;
  • Navette aller-retour de MEUMI Hôtel-ENSP / Pr. Jean François MEHAUT à l’occasion du séminaire sur le calcul Intensif du 09 au 20 février 2015 ;
  • Jean-François MEHAUT, enseignant à l’UJF Grenoble INRIA, invité à l’Ecole Nationale Supérieure Polytechnique, au titre Frais de séjour liés aux prestations dans le cadre du Projet CETIC ;
  • Navette Hôtel Meumi-ENSP (Pr Mehaut) ;
  • Hôtel Meumi du 07 du 21 Février 2015 hébergement Jean François MEHAUT ;
  • Frais de transport aller-retour aéroport Nsimalen (Pr Mehaut) ;
  • Jean-François MEHAUT, enseignant à l’UJF Grenoble INRIA, invité à l’Ecole Nationale Supérieure Polytechnique, au titre d’avance des honoraires liés aux prestations dans le cadre du Projet CETIC.

 

 

 

  • Séminaire sur la génération des ressources financières, du 27 au 28 avril 2015 

 

Stratégie de génération de revenus

 

  • Listes de présence des participants à l’atelier sur les droits de scolarité les 27 et 28 Avril 2015 ;
  • Listes de présence des participants à l’atelier sur les formations continues les 27 et 28 Avril 2015 ;
  • Listes de présence des participants à l’atelier sur les entreprises le 27 2015 ;
  • listes de présence des participants à sur la recherche des financements, les 27 28 Avril 2015 ;
  • Facture N° 02704 du 27/4/2015, séminaire sur la génération des revenus CEA/ UYI ;
  • Facture N° 02804 du 28/4/2015, séminaire sur la génération des revenus CEA/ UYI ;
  • ETS KMS, Facture : kms_N° 0078 du 28-04-2015, Impression couleur sur papier cartonnée des Certificat de participation au Séminaire sur la Génération des Ressources Financières.

 

 

  • Atelier de Banjul_ GAMBIE du 09 au 15 Mai 2015 

 

  • Invitation à la 6ème réunion du Comité de Pilotage du Projet CEA et 3ème Atelier du Projet à Banjul, la Gambie
  • Décision N°461/UYI/ENSP/CDAG/BE DU 23 Avril 2015, autorisant le paiment de cette somme aux responsables du Projet CETIC, au titre d’achat de billets d’avion aller-retour NSI-CMN-BJL-CMN-NSI par AT.
  • 6 Ordres de mission pour participer à la 6ème réunion du Comité de Pilotage du Projet CEA et 3ème Atelier du Projet à Banjul, la Gambie.
  • 6 tallons de billets d’avion aller-retour, Cameroun-Gambie.
  • état d’émargement des responsables du CETIC, pour la mission de Banjul, Gambie.

 

  • Site internet (Hébergement et Domaine du site Internet) 

 

  • Bordereau de versement N° 08566543 au CompteN°10005 00001 01330211001/ 56 ANTIC/Afriland First Bank, du 25/06/2014 ;
  • Facture acquittée : FR10558324 du 27 Juin 2014OVH, COM ;
  • Budget ENSP, Décision N° 529/UYI/ENSP/CDAF/BE/CC du 29 Mai 2015 autorisant le Déblocage de la somme de 310 000 à Mme EMGOUE Jeannette épse TCHAMI pour servir au paiement des frais de location annuelle du domaine, d’hébergement du site Internet du CETIC ;
  • Facture N° 201507001 /DKT Group ;
  • Bordereau de versement N° 10055556 au CompteN°10005 00001 01330211001/ ANTIC/Afriland First Bank, du 13/07/2015 ;
  • Bordereau de versement N° 10474600 au CompteN°10005 00001 01330211001/ ANTIC/Afriland First Bank, du 06/10/2015 ;
  • Mise en ligne de l’appel à Candidature de l’année académique 2015-2016.

 

  • Présentation du CETIC au CIRAD (à MONTPELIER) 

 

Mission en France a/s préparation accord de recherche avec CIRAD.

 

  • Comité de pilotage (cellule opérationnelle)

 

  • Compte rendu de la réunion du Comité de Pilotage du Centre d’Excellence en Technologies de l’Information et de la Communication du 23 Avril 2015 ;
  • Feuille de présence de la réunion du Comité de Pilotage du Centre d’Excellence en Technologies de l’Information et de la Communication du 23 Avril 2015 ;
  • Photocopie du Manuel de Procédures, du PIP, du Contrat de Performance, du Budget (01) pour le Comité de pilotage proprement dit.

 

  • Audit interne

 

  • Convocation de la cession l’Audit Interne N°1, correspondance de Monsieur l’Auditeur du Projet CETIC à Monsieur le Coordonnateur du CETIC ;
  • Feuilles de présence de la séance de travail de l’équipe d’Audit du 23 et 24 Avril 2015 ;
  • Rapport d’Audit Interne du Centre d’Excellence en Technologies de l’Information et de la Communication (CETIC) de l’Université de Yaoundé I ;
  • ETS KMS, Facture N° 00125, du 23-10-2015, Photocopie des documents pour la préparation de l’AUDIT Interne N° 2 ;

 

  • Réunion de coordination

 

Numéro Date Rapport de réunion Liste de présence
01 20 Janvier 2014 Absent (non) Présente (oui)
02 12 Février 2014 non oui
03 17 Février 2014 non oui
04 26 Février 2014 non oui
05 05 Mars 2014 non oui
06 12 Mars 2014 non oui
07 19 Mars 2014 oui oui
08 26 Mars 2014 non oui
09 02 Avril 2014 non oui
10 09 Avril 2014 non oui
11 16 Avril 2014 non oui
12 23 Avril 2014 non oui
13 30 Avril 2014 non oui
14 09 Mai 2014 non oui
15 13 Mai 2014 non oui
16 11 Juin 2014 oui non
17 16 Juin 2014 non oui
18 18 Juin 2014 oui oui
19 25 Juin 2014 oui oui
20 1er Juillet 2014 non oui
21 07 Juillet 2014, non oui
22 09 Juillet 2014 non oui
23 15 Juillet 2014 non oui
24 16 Juillet 2014 oui oui
25 23 Juillet 2014 oui oui
26 30 Juillet 2014 oui oui
27 06 Août  2014 oui oui
28 13 Août  2014 oui oui
29 20 Août  2014 oui oui
30 17 Septembre  2014 oui oui
31 24 Septembre  2014 oui oui
32 15 Octobre  2014 oui oui
33 26 Novembre  2014 oui oui
34 29 Avril  2015 oui oui
35 06 Mai 2015 oui non
36 27 Mai 2015 non oui
37 05 Août  2015 oui oui
38 07 Octobre  2015 non oui
39 28 Octobre  2015 non oui

 

 

  • Revue semestrielle du portefeuille de coopération Cameroun/Banque Mondiale

 

  • Correspondance N° 005492/MINEPAT/SG/DGCOOP/INSE/E2 du 25 Novembre 2014 ;
  • Ordre de mission N° 235/UYI/ENSP/CDAF/BPAT. Monsieur ABEGA Clément Roger ;
  • Ordre de mission N° 236/UYI/ENSP/CDAF/BPAT. Madame EMGOUE Jeannette Diane Epse THCAMI TCHAMI ;
  • Rapport de mission à EBOLOWA, du 07 au 10 Décembre 2014 à l’attention de Monsieur le DIRECTEUR DE L’ENSP ;
  • Etat d’émargement aux noms de : ABEGA Clément Roger et EMGOUE Jeannette Diane Epse TCHAMI.

 

  • Atelier de Yaounde: 4th Projet Stering Committee Meeting and 2nd Ace Workshop, 17 au 20 Novembre 2014

 

  • Invitation de l’Association des Universités Africaines ;
  • Reçus de parcs automobiles de l’Aéroport de Yaoundé Nsimalen, le 16/11/2014 ;
  • Reçu de parcs automobiles de l’Aéroport de Yaoundé Nsimalen, le 17/11/2014.

 

  • 7eme Réunion Du Comité De Pilotage Du Projet CEA Et 4eme Atelier Du Projet A Cotonou, Benin, Du 16 Au 19 Novembre 2015 

 

  • Invitation de l’Association Africaine des Universités.

 

 

6.1.2 Dépenses engagées sur fonds propre des membres du Projet

 

  • Dr TAGOUDJEU Jacques V
  • Photocopies du document relatif au budget ;
  • Photocopies du document relatif au budget ;
  • Photocopies du document relatif au budget ;
  • Impression couleur ;
  • Impression couleur des affiches pour appel à candidature ;
  • Impression couleur des affiches pour appel à candidature ;
  • Impression couleur des affiches pour appel à candidature ;
  • Achat des piles pour appareil photo.

 

  • Mme ASSEMBE

 

  • ETS KMS, Facture kms_N° 342 du 04-05-2015, phoctocopie/ MINESUP
  • Antivirus Internet Security Licence 01 an 2014 ; Facture N°021/03/14 du 19/02/2014, CYBER C@FE LA REFERENCE PLUS
  • Antivirus Norton internet security+licence 01 an 2015, Facture N°014/03/015 du 06/03/2015, CYBER C@FE LA REFERENCE PLUS.

 

  • Mme ANABA

 

  • Préparations des documents du Comité d’Audit Interne N° 1 ;
  • Achat de piles pour appareil photo du CETIC (dans le cadre de la réunion hebdomadaire) ;
  • Recharge de crédit internet Camtel (22 05 14 97) du 20/ 09/ 2014 ;
  • Recharge de crédit internet Camtel, le 20/10/2014 ;
  • Recharge de crédit internet Camtel, le 27/02/2015 ;
  • Recharge de crédit internet Camtel, le 03/09/2014 ;
  • Recharge de crédit internet Camtel, le 04/08/2014 ;
  • Recharge de crédit internet Camtel, du 18/12/2014.

 

  • Mme TCHAMI

 

  • Photocopie du Manuel des procédures CETIC: ETS KMS, Facture kms_N° 00028 du 28-10-2014 ;
  • ETS KMS, Facture kms_N° 0104 du 12-06-2015.

 

6.1.3. Génération des ressources propres

 

  • Conception Assistée par Ordinateur (CAD) 

 

  • Memorandum of Understanding btwem CADD and Africa Center of Excellence (CETIC);
  • Attestation de Domiciliation bancaire ;
  • désignation des signataires ;
  • Liste des apprenants camerounais en formation au CAD ;
  • Coût des enseignements au CAD ;
  • Contenu des programmes.
  • Afriland First Bank, bordereau de versement N° 09015543 : 1 000 000 F CFA ;
  • Afriland First Bank, bordereau de versement N°08812471 : 4 000 000 F CFA ;
  • Afriland First Bank, bordereau de versement N° 08808251 : 2 000 000 F CFA ;
  • Tableau de répartition des fonds générés par le CAD.

 

6.2 Sur le plan académique

– Liste des Unités d’Enseignement par option;

– Emplois de temps des années académiques 2014-2015 et 2015-2016;

– Accueil des enseignants étrangers;

– Accueil des étudiants étrangers (Gambiens et du projet ERMIT);

– Appels à candidature : 2014-2015 et 2015-2016;

– Formation continue CAD 2014-2015, liste des apprenants;

– Calendrier académique 2014-2015;

– Partenaires Nationaux et internationaux (Conventions signées – Projet ERMIT)

  • Constats d’audit

 

7-1- Ecarts positifs ou zones de conformité

* Les Points Forts

  • Des dispositions ont été prises quant à l’accueil et l’installation des trois étudiants gambiens et ceux du projet ERMIT.

 * Les Points Sensibles

– Le fonctionnement des cycles de formations courtes se fait toujours en l’absence des

dispositions  non   encadrées par le Recteur de l’Université de Yaoundé I.

7-2- Ecarts négatifs ou zones de non-conformité

            * Non-conformités majeures

Sur le plan financier

  • L’absence du relevé bancaire des comptes des formations courtes (CAD) n’a pas permis de faire un état exhaustif dudit compte.
  • De même, le document remis à l’équipe d’auditeur montrant les fonds générés par les formations courtes ainsi que la répartition desdits fonds entre l’Université de Yaoundé 1 (à travers l’ENSP) et le CAD n’est visé d’aucune autorité.
  • Certaines factures produites pour justifier quelques dépenses du CETIC ne sont pas conformes à la réglementation en vigueur au Cameroun.
  • L’absence de plusieurs rapports de missions, des comptes rendus des réunions et séances de travail ayant pourtant induit des effets financiers.
  • Les procédures de publications et de passations des marchés au sein du CETIC ne sont toujours pas disponibles

Sur le plan académique

  • Sur les 33 filières crées au CETIC, en plus des programmes d’enseignement de trois filières (mécatronique, modélisation et calcul mathématique, Informatique et télécommunications) déjà disponibles, seul celui de la filière “Formation linguistique computationnelle”  de la FALSH s’y est ajouté.
  • Pour l’année académique 2014-2015, les résultats de sélection des candidats de Master I des trois filières citées plus haut sont disponibles, mais ceux de Master II et de Doctorat sont toujours
  • Seuls les enseignements des formations courtes ont commencé. Le début effectif des enseignements de formations longues (Master et Doctorat) est toujours
  • Pour les formations courtes, les différents appels à candidature, les filières de formations ainsi que les coûts des programmes de certification n’ont toujours pas fait l’objet d’une décision signée du Recteur de l’Université de Yaoundé I.

            * Non-conformités mineures

  • les équipes pédagogiques ainsi que leurs responsables ne sont toujours pas désignés.

  • Conclusion

Sur la base des documents financiers présentés et des dysfonctionnements relevés sur certaines factures produites pour justifier certaines dépenses du CETIC, de l’absence du relevé bancaire des comptes des formations courtes (CAD) et enfin de la non-conformité du document intitulé ” Summary of business and cash generation till Mar 31, 2015” fourni par le CAD, l’équipe d’audit se trouve dans l’impossibilité de donner avec exactitude le montant de la dette que le Projet CETIC  a contracté à l’Université de Yaoundé 1 pour le financement de ses activités.

Le décaissement des fonds du projet CETIC doit se faire progressivement avec la plus grande prudence et doit être en adéquation avec le cahier de charge dudit projet. La justification, le contrôle et le suivi des fonds décaissés est un gage de réussite de cet important projet.

Les autorités de l’université de Yaoundé 1 doivent travailler en synergie afin de rendre effectif le début des cours en Master  et Doctorat pour le compte de l’année académique 2015-2016 car, si pour les formations courtes les cours sont effectifs depuis l’année dernière, ce n’est pas le cas pour les cours de master et de doctorat.

 

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